De statuten van het genootschap worden al heel lang 'de Wet' genoemd. De oudste bewaarde versie stamt uit 1814. (Zie onder Historie.) De huidige versie is vastgesteld in 2023 en volgt hieronder.
EERSTE HOOFDSTUK
Het Genootschap en zijn leden
Artikel 1. Naam en zetel.
Het Genootschap is opgericht op eenentwintig oktober zeventienhonderd tweeëntachtig als
Natuur- en Letterkundig Genootschap “Solus Nemo Satis Sapit” en is gevestigd te Alkmaar.
Het Genootschap staat sinds het begin van de twintigste eeuw bekend als Natuur- en Letterkundig
Genootschap PHYSICA onder de zinspreuk “Solus Nemo Satis Sapit”. Op drieëntwintig juni
negentienhonderd vierenvijftig is dit in de Wet aangepast. Bij Koninklijk besluit van zestien
oktober tweeduizend zeven is aan het Genootschap het predikaat Koninklijk verleend. Vanaf
achtentwintig februari tweeduizend acht is de naam “Koninklijk Genootschap PHYSICA”,
hierna te noemen: het “Genootschap”.
Artikel 2. Doelstelling.
Het doel van het Genootschap is: het voor de leden doen houden van voordrachten over
natuur- en letterkundige en daarmee in verband staande onderwerpen en het organiseren van
excursies.Het behandelen van godgeleerde of staatkundige strijdpunten is niet geoorloofd.
Artikel 3. Verenigingsjaar.
Het verenigingsjaar van het Genootschap valt samen met het kalenderjaar.
Artikel 4. Leden.
Het Genootschap bestaat uit gewone leden en ereleden.
Artikel 5. Gewone leden.
Personen die lid willen worden van het Genootschap dienen daartoe een aanvraag in bij de
secretaris. Deze aanvraag dient vergezeld te gaan van een beknopte levensbeschrijving. De
secretaris deelt de namen van degenen die lid willen worden mee in de convocatie van de
reguliere, maandelijkse bijeenkomsten. In deze bijeenkomst wordt over het verzoek tot
toelating gestemd middels de bonenprocedure. Een persoon wordt als lid toegelaten wanneer
de stemprocedure meer witte dan bruine bonen heeft opgeleverd.
Artikel 6. Ereleden.
Ereleden zijn personen aan wie, wegens wetenschappelijke verdienste of ter erkenning van
belangrijke diensten aan het Genootschap bewezen, het erelidmaatschap wordt verleend door
de algemene ledenvergadering.
Artikel 7. Contributie.
Gewone leden betalen een jaarlijkse contributie, waarvan het bedrag door de algemene
ledenvergadering wordt bepaald.
Een persoon die lid wordt, is alleen contributie voor dat jaar verschuldigd bij toetreding voor
één juli.
Ereleden zijn vrijgesteld van contributie.
Artikel 8. Ontzetting uit het lidmaatschap.
a. Het bestuur kan een lid uit het lidmaatschap ontzetten wegens handelen in strijd met de
Wet of met besluiten van het Genootschap, alsook wegens onredelijke benadeling van het
Genootschap. Het besluit tot royement wordt onverwijld schriftelijk medegedeeld aan het
betrokken lid, dat dan binnen één maand na de datum van die mededeling in beroep kan
komen bij de ledenvergadering.
b. Het bestuur benoemt uit de leden een vertrouwenspersoon.
De vertrouwenspersoon maakt geen deel uit van het bestuur.
c. Het bestuur kan een lid belast met een functie binnen het genootschap schorsen, als deze
in strijd met de Wet of met besluiten van het Genootschap handelt, alsook door gedrag of
anderszins het Genootschap benadeelt. Het besluit tot schorsing wordt onverwijld
schriftelijk medegedeeld aan het betrokken lid. Het bestuur benoemt uit de leden een
commissie van tenminste drie leden van het genootschap die geen van allen een
bestuursfunctie bekleden, die de rechtmatigheid van de schorsing onderzoekt. De
commissie doet een bindende uitspraak over de rechtmatigheid van de schorsing, met
dien verstande dat een beroep op de algemene ledenvergadering mogelijk blijft.
Wordt de schorsing rechtmatig bevonden, dan wordt de persoon direct van zijn functie
ontheven.
TWEEDE HOOFDSTUK
Het bestuur
Artikel 9. Taak van het bestuur.
Het bestuur geeft leiding aan het Genootschap, waakt over de handhaving van de Wet en
vertegenwoordigt het Genootschap in en buiten rechte.
Artikel 10. Samenstelling.
Het bestuur bestaat tenminste zeven leden: voorzitter, vice-voorzitter, secretaris,
penningmeester en leden.
Indien het aantal bestuurders beneden zeven is gedaald, blijft het bestuur bevoegd.
Het bestuur is echter verplicht zo spoedig mogelijk een algemene vergadering bijeen te roepen
waarin de voorziening in de ontstane vacature(s) aan de orde komt.
In geval van ontstentenis of belet van één of meer bestuurders is (zijn) de overblijvende
bestuurder(s) met het gehele bestuur belast.
In geval van ontstentenis of belet van alle bestuurders of van de enige bestuurder wordt het
Genootschap tijdelijk bestuurd door een persoon die daartoe door de algemene vergadering
steeds moet zijn aangewezen.
Onder belet wordt in deze Wet in ieder geval verstaan de omstandigheid dat
a. de bestuurder gedurende een periode van meer dan zeven dagen onbereikbaar is door
ziekte of andere oorzaken; of
b. de bestuurder is geschorst.
Artikel 11. Kandidaatstelling.
Het bestuur is verantwoordelijk voor zijn continuïteit. Het stelt kandidaten voor ten behoeve
van vacante plaatsen in het bestuur.
Leden kunnen met instemming van minimaal vijf leden tot vierentwintig uur voor de algemene
ledenvergadering tegenkandidaten indienen bij de secretaris. Een bestuurslid wordt in deze
vergadering uit en door de leden voor een periode van drie jaar gekozen en mag zich eenmaal
voor een aansluitende periode van drie jaar herkiesbaar stellen.
Artikel 12. Verkiezingen.
Alle verkiezingen van het bestuur geschieden met gesloten briefjes en met meerderheid van
stemmen.
Indien bij drie of meer kandidaten voor één positie geen der kandidaten meer dan de helft van
de geldig uitgebrachte stemmen krijgt, heeft een herstemming plaats tussen de twee personen
op wie de meeste stemmen zijn uitgebracht in de eerste ronde. Staken bij een keuze tussen
twee personen de stemmen, dan beslist het lot.
Op de eerste bestuursvergadering na de verkiezing wordt de functieverdeling door het bestuur
vastgelegd en daarna draagt het oude bestuur zijn taken over aan het nieuwe bestuur. Daarbij
wordt voor de secretaris en de penningmeester naast de functionarissen zelf ook een
plaatsvervanger aangewezen.
Artikel 13. Voorzitter.
De voorzitter leidt alle vergaderingen. Bij afwezigheid van de voorzitter neemt de vicevoorzitter
zijn functies waar en bij afwezigheid van beiden een der overige bestuursleden.
Artikel 14. Secretaris.
De secretaris houdt aantekening van alles wat op een bestuursvergadering en in een
ledenvergadering besloten wordt.
De secretaris voert de correspondentie van het Genootschap, is verantwoordelijk voor
archivering van de bescheiden van het Genootschap en verstrekt de benodigde informatie aan
de beheerder van de website.
Hij convoceert de vergaderingen van het bestuur en leden en maakt het seizoensprogramma
aan de leden bekend.
Op de jaarvergadering brengt hij een jaarverslag uit.
De secretaris houdt het kabinet van de Koning(in) op de hoogte van bestuursmutaties en zorgt
voor aanvraag van de vijfentwintigjarige continuering van het predikaat.
Bij ontstentenis of belet van de secretaris neemt diens plaatsvervanger binnen het bestuur de
taken over.
Artikel 15. Penningmeester.
De penningmeester beheert de geldmiddelen van het Genootschap, vordert het verschuldigde
in en doet de gewone en andere door het bestuur goedgekeurde uitgaven. De jaarlijkse
rekening en verantwoording van de penningmeester wordt onderzocht door een kascommissie
van tenminste twee personen. Zij worden benoemd door de ledenvergadering uit hun midden
voor een periode van maximaal twee jaar. Ze mogen geen deel uitmaken van het bestuur.
Bij ontstentenis of belet van de penningmeester neemt diens plaatsvervanger binnen het
bestuur de taken over.
Artikel 16. Bestuursvergaderingen.
De voorzitter roept het bestuur bijeen zo dikwijls als hij dit nodig acht en voorts indien drie
leden van het bestuur zulks verlangen.
DERDE HOOFDSTUK
Ledenvergaderingen
Artikel 17. De ledenvergadering.
In alle gevallen waarin deze Wet niet voorziet, beslist de ledenvergadering.
Artikel 18. Algemene ledenvergadering.
De Algemene ledenvergadering wordt jaarlijks gehouden vóór de eerste april. Deze
vergadering beslist over de goedkeuring van het jaarverslag van de secretaris. Zij beslist voorts
over de goedkeuring der rekening en verantwoording van de penningmeester, gehoord het
jaarverslag van de kascommissie. Daarna brengt de penningmeester het ontwerp der
begroting van ontvangsten en uitgaven der tafel en beslist de vergadering omtrent de
goedkeuring daarvan.
Artikel 19. Overige ledenvergaderingen.
Het bestuur roept verdere ledenvergaderingen bijeen zo dikwijls als het dit nodig acht. Indien
tenminste tien leden zulks schriftelijk verzoeken, onder mededeling van de te behandelen
punten, zal een ledenvergadering door het bestuur worden bijeengeroepen binnen veertien
dagen na binnenkomst van het verzoek. Wordt aan het verzoek niet of niet tijdig voldaan, dan
kunnen de leden die het hebben ingediend, zelf een ledenvergadering uitschrijven.
Artikel 20. Vergaderingen met voordrachten.
Om de doelstelling van het Genootschap te realiseren, zal zo mogelijk telkens op de eerste
maandag der maand, gedurende de maanden januari, februari, maart en april en vervolgens
gedurende de maanden oktober, november en december een vergadering gehouden worden,
des avonds te acht uur. Voor deze vergadering heeft ieder lid het recht van introductie van één
genodigde. Het bestuur kan meer genodigden toelaten.
Artikel 21. Convocaties.
Alle vergaderingen worden geconvoceerd op een termijn van tenminste tien dagen. Het
bijeenroepen geschiedt door een alle leden te zenden mededeling.
VIERDE HOOFDSTUK
Algemene bepalingen
Artikel 22. Vereisten voor geldigheid van besluiten.
Alle besluiten worden bij meerderheid van geldige stemmen genomen, behalve gevallen
waarin deze Wet anders voorschrijft.
Blanco stemmen zijn van onwaarde.
Bij het staken der stemmen in bestuursvergaderingen beslist de voorzitter. Bij het staken der
stemmen in ledenvergaderingen geldt het voorstel als verworpen.
Een bestuurder neemt niet deel aan de beraadslaging en besluitvorming indien hij daarbij een
direct of indirect persoonlijk belang heeft dat tegenstrijdig is met het belang van het
Genootschap.
Wanneer hierdoor geen bestuursbesluit zou kunnen worden genomen, wordt het besluit
genomen door de Algemene Vergadering.
Artikel 23. Wijzigingen van deze wet.
Een besluit tot wijziging van deze Wet is slechts geldig indien het voorstel daartoe op de
agenda van een algemene ledenvergadering is geplaatst en indien dat besluit met tenminste
twee derde van de geldige stemmen de wijziging heeft aangenomen.
Artikel 24. Ontbinding
Een besluit tot ontbinding van het Genootschap is slechts geldig indien het voorstel daartoe op
de agenda van een algemene ledenvergadering is geplaatst en indien dat besluit met ten
minste twee derde van de geldige stemmen is aangenomen.
De vergadering beslist over de bestemming van het vermogen.
Bij ontbinding van het Genootschap gaat het archief van rechtswege over naar de gemeente
Alkmaar.
De vergadering die tot ontbinding besluit, wijst de personen aan die met de liquidatie zijn
belast.
Artikel 25. In werking treding.
Deze Wet treedt in op de dag waarop zij in een notariële akte zal zijn vastgelegd.
Aldus vastgesteld op de algemene ledenvergadering van 6 maart 2023.